امروزه پیشرفت تکنولوژی باعث شده که بسیاری از امور به مراتب ساده‌تر از حالت معمول به اجرا درآیند. استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته در بسیاری از کسب و کارها نیز کاربرد داشته و باعث موفقیت بیشتر مشاغل می‌شود. یکی از تجهیزاتی که امروزه در این زمینه ارائه شده و کاربردهای بسیار زیادی دارد، دستگاه سانترال است. این دستگاه در واقع یک شبکه ارتباطی کوچک است که می‌تواند زمینه ارتباط بین افراد یک سازمان را فراهم کند. در ادامه بیشتر با تعریف دستگاه سانترال، انواع و همچنین کاربردهای آن آشنا خواهیم شد.
سانترال چیست؟
اگر بخواهیم یک تعریف ساده و عامیانه برای دستگاه سانترال ارائه دهیم، باید بگوییم که سرور یا دستگاهی که ارتباط بین همکاران را در یک سازمان فراهم میکند؛ سانترال یا مرکز تلفن نام دارد. این دستگاه می‌تواند بر روی روند کاری مشاغل تأثیر بگذارد و آن را به مراتب ساده‌تر کند. در شرایط کنونی و وابستگی به اینترنت، استفاده از خطوط تلفن و دستگاه‌های سانترال به مراتب بیشتر از قبل شده است. درواقع فرقی نمی‌کند که شما صاحب یک سازمان یا هولدینگ بزرگ باشید و یا اینکه یک استارت آپ نوپا، در هر صورت برای ارتباط مستمر با مشتریان و همچنین ارتباط کارمندان با یکدیگر، نیاز به سانترال خواهید داشت.
در هر تجارت معمولا چند خط تلفن به کار گرفته می‌شوند، با مدیریت هرچه بهتر این خطوط تلفن، شما به یک دستگاه سانترال نیاز دارید تا بتوانید بستری مناسب برای مدیریت بهتر خطوط فراهم کنید. در این حالت شما میتوانید با کمترین هزینه و به راحتی، ارتباط مناسب و خوبی بین کارمندان و مشتریان به وجود آورید.
انواع دستگاه سانترال
در راستای آشنایی بیشتر با دستگاه سانترال و کسب اطلاعات گسترده‌تر در این زمینه، لازم است تا درباره انواع دستگاه سانترال نیز اطلاعات بیشتری به دست آورید. برای اینکه شما بتوانید دستگاه سانترال مناسب را برای توسعه کسب و کار خود انتخاب کنید، لازم است تا با انواع مختلف آنها آشنا شوید. دسته‌بندی‌های مختلفی برای دستگاه سانترال معرفی می‌شود که در این قسمت به معرفی آنها می‌پردازیم.
ظرفیت
یکی از دسته‌بندی‌هایی که برای این دستگاه‌ها در نظر گرفته می‌شود، مربوط به ظرفیت است.
سانترال کم‌ظرفیت
همان‌طور که از عنوان این محصولات مشخص بوده، دارای ظرفیت محدودی هستند و بیشتر برای شرکت‌های کوچک مورداستفاده قرار می‌گیرند. این دستگاه‌ها در دسته‌های مختلف 3، 6، 8 و 16 خط شهری تقسیم‌بندی می‌شوند. شما میتوانید بر اساس نیاز کسب و کار خود، دستگاهی با تعداد خط اتصال موردنیاز را انتخاب کنید. در صورتی که شرکت کوچکی دارید، میتوانید با سانترال کم‌ظرفیت 3 خط شروع کنید و به مرور زمان با گسترش فعالیت، خط‌های سانترال را افزایش دهید.
سانترال پرظرفیت
این سانترال دقیقا نقطه مقابل سانترال‌های کم‌ظرفیت بوده و بیشتر در شرکت‌ها، ادارات دولتی و هولدینگ های بزرگ به کار گرفته می‌شود. حداقل خطوط قابل اتصال به این دستگاه سانترال 96 عدد و حداکثر آن 640 عدد است. این دستگاه امکان پشت خط ماندن چندین کاربر را فراهم میکند و همین موضوع باعث شده تا برای ادارات شلوغ و بزرگ، مناسب باشد.
بیشتر بخوانید: دستگاه DVR چیست و چه کاربردهایی دارد؟
اتصالات سانترال
یکی دیگر از دسته‌بندی‌هایی که معمولا برای دستگاه سانترال در نظر گرفته می‌شود، بر اساس نحوه اتصالات آن‌هاست.
سانترال آنالوگ
یکی از انواع سانترال که باید با آن آشنا شوید، سانترال آنالوگ است. از ویژگی‌های اصلی این نوع سیستم باید به پایداری و امنیت بسیار بالای آن اشاره کنیم. در واقع به دلیل آفلاین بودن اتصالات این سیستم، احتمال بروز حمله‌های مختلف بسیار کم خواهد بود. تمام اتصالات در این سیستم با سیم‌کشی‌های متعدد انجام می‌شوند.
سانترال تحت شبکه
اگر به دنبال سانترال پرسرعت و باکیفیت برای کسب و کار خود هستید، توصیه میکنیم که از مدلهای تحت شبکه در این زمینه استفاده کنید. سانترال تحت شبکه مزایای متعددی دارد که باعث می‌شود تا افراد بیشتر تمایل به استفاده از آن داشته باشند. در این دستگاه‌ها معمولا انتقال تصویر نیز انجام شده که همین موضوع باعث صرفهجویی در بسیاری از هزینههای سازمان می‌شود. در صورتی که هرگونه مشکلی در عملکرد این سیستم به وجود آید، شما میتوانید به صورت کاملا آنلاین آن را برطرف کنید.
کاربردهای سانترال
بعد از آشنایی با تعریف دستگاه سانترال و همچنین انواع مختلف این تجهیزات، لازم است تا درباره کاربردهای این دستگاه نیز اطلاعاتی به دست آوریم. اگر تصور می‌کنید که کاربرد اصلی این دستگاه در مدیریت خطوط تلفن است، باید بگوییم که این باور کاملا غلط است. این دستگاه کاربردهای گوناگونی دارد که در این بخش به معرفی چند نمونه از آنها می‌پردازیم.
کنترل و نظارت بهتر بر خطوط تلفن
همان‌طور که اشاره کردیم یکی از اصلی‌ترین کاربردهای این دستگاه، مدیریت و نظارت بر روی خطوط تلفن و بهبود عملکرد آن‌هاست. بخش زیادی از تماسهای تلفنی شرکت‌های مختلف را موارد غیرضروری تشکیل می‌دهند که شما میتوانید با استفاده از دستگاه سانترال، این تماس‌ها را تا حد زیادی مدیریت و محدود کنید. در واقع این قابلیت برای شما وجود دارد که تماس با سایر شهرها و کشورهای خارجی را محدود کنید که مزاحم فعالیت‌های شما نشوند.
همچنین این امکان نیز وجود دارد که بتوانید دسترسی‌های هر کارمند را مشخص کنید تا از این طریق تماسهای فرد به نحو بهتر و کامل‌تری مدیریت شود. دستگاه سانترال بیشتر از 400 کد متنوع دارد که شما این امکان را دارید که بتوانید در حالت‌های دلخواه آنها را تنظیم کرده و مورد استفاده قرار دهید.
کاهش هزینههای خطوط مخابرات
یکی دیگر از کاربردهایی که استفاده از دستگاه سانترال در کسب و کارها برای شما وجود دارد، کاهش هزینههای خطوط مخابرات است. بسیاری از خطوط موجود در هر شرکت، مانند بخش خدمات پس از فروش، صرفا برای جواب دهی به مشتریان طراحی شده‌اند. این امکان با دستگاه سانترال وجود دارد که شما تماسهای خروجی از این بخش به خارج از سازمان را قطع کنید. با گسترش سازمان شما میتوانید از سانترال با خطوط داخلی رایگان استفاده کنید تا در هزینههای آتی به میزان قابل‌توجهی صرفهجویی شود.
امکان ارتباط داخلی رایگان و سریع
یکی از نیازهای هر سازمان، ارتباط داشتن کارمندان شرکت و اعضای داخلی آن با یکدیگر است. سانترال دقیقا مانند یک مرکز مخابراتی بوده که تمامی خطوط مخابرات در یک تلفن برای شما جمع‌آوری میکند. با کمک این سیستم میتوانید از چند خط شهری استفاده کنید و هر کارمند به هر خطی که آزاد باشد وصل شده و کار خود را انجام دهد.
از این رو هر کارمند یک شماره اختصاصی خواهد داشت که مدیر و همچنین سایر کارمندان می‌توانند از این طریق با او در ارتباط باشند. به صورت کلی تعداد خطوط داخلی که سانترال در اختیار شما قرار می‌دهد، بیشتر از خطوط تلفنی است که در این زمینه تهیه کرده‌اید. این موضوع نیز یکی دیگر از کاربردها و مزایای استفاده از این سیستم در محیطهای کاری و اداری است.
بیشتر بخوانید: تفاوت کابل شبکه و تلفن در چیست؟
راه‌اندازی اپراتور یا منشی تلفنی خودکار
دیگر کاربردی که سانترال به همراه داشته و شما میتوانید به سادگی از آن بهره‌مند شوید، وجود منشی تلفنی اتوماتیک و یا همان تلفن گویا است. تفاوتی ندارد که شما مدیر یک استارت آپ نوپا و یا یک شرکت بزرگ و گسترده هستید، درهرصورت کسب و کارتان به یک منشی تلفنی نیاز خواهد داشت. با استفاده از سانترال دیگر نیازی به استخدام نیروی انسانی برای فعالیت در این سمت شغلی نخواهید داشت.
در این حالت زمانی که افراد خارجی با شرکت شما تماس برقرار می‌کنند، پیغام تلفن گویا برای آنها پخش شده و شخص از طریق کدهایی که در این زمان تعریف می‌شود، می‌تواند داخلی موردنظر خود را انتخاب کند. همچنین با در اختیار داشتن چنین اپراتوری، میتوانید سؤالات و پیام‌های مشتریان را ضبط کرده و برای رفع ایرادات مختلف در بخش‌های گوناگون، آنها را موردبررسی قرار دهند.
ضبط و پیگیری کلیه تماسهای دریافتی
دیگر کاربردهایی که معمولا استفاده از سانترال برای کسب و کارهای مختلف به همراه دارد، ضبط تمامی مکالمات تلفنی است. این قابلیت در بخش‌های مختلف کسب و کار به خصوص در خدمات پس از فروش مورد استفاده قرار میگیرد. در این حالت میتوانید از جلب رضایت مشتری، اطمینان کامل کسب کنید.
جمع‌بندی
خطوط تلفن را می‌توانیم یکی از مهم‌ترین تجهیزات و سیستم‌ها در ادارات و کسب و کارهای گوناگون بدانیم. به عبارتی کارمندان هر سازمان با استفاده از همین خطوط می‌توانند با یکدیگر و یا مشتریان خارجی ارتباط داشته باشند. برای مدیریت هرچه بهتر و همچنین استفاده بهینه‌تر از خطوط تلفن، لازم است تا از دستگاهی تحت عنوان سانترال استفاده کنید. سانترال می‌تواند تمام خطوط را به خوبی مدیریت کرده و تعداد خطوط داخلی به مراتب بیشتری نسبت به خطوط تلفن شهری تهیه شده در اختیار شما قرار دهد. در بخش‌های قبلی به صورت کامل با تعریف این دستگاه، انواع و همچنین کاربردهای مختلفی که برای آن وجود دارد آشنا شدیم.
